Swydd wag: IPS-PC Administration Officer, Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro, Penarth

Crynodeb o'r swydd

Prif leoliad: Administration
Gradd: Band 3
Contract: Cyfnod Penodol: 2 flynedd (Contract may be extended indefinitely later in the pilot upon review)
Oriau: Rhan-amser - 18.75 awr yr wythnos
Cyfeirnod y swydd: 001-AC210-0624

Cyflogwr: Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro
Math o gyflogwr: NHS
Gwefan: Hafan y Coed, University Hospital Llandough
Tref: Penarth
Cyflog: £23,159 - £24,701 per annum
Cyfnod cyflog: Yn flynyddol
Yn cau: 04/07/2024 23:59

IPS-PC Administration Officer

Band 3

PWY YDYM NI:

Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro yw un o’r Byrddau Iechyd Integredig mwyaf yn y DU, yn cyflogi dros 17,000 o staff ac yn darparu dros 100 o wasanaethau arbenigol. Mae gennym amrywiaeth o yrfaoedd i’w cynnig ar draws 6 safle ysbyty. Gan wasanaethu dros 500,000 o bobl sy’n byw yng Nghaerdydd a’r Fro, ein ffocws yw anghenion iechyd a gofal ein poblogaeth leol a gwaith partneriaeth i ddatblygu gwasanaethau rhanbarthol. Ar y cyd, rydym yn ymrwymedig i wella canlyniadau iechyd i bawb a darparu gofal a chefnogaeth ragorol.

Ein cenhadaeth yw “Byw’n Dda, Gofalu’n Dda, Gweithio Gyda’n Gilydd”, a’n gweledigaeth yw y dylai siawns pob unigolyn o fyw bywyd iach fod yn gyfartal. Ein strategaeth trawsnewid a gwella 10 mlynedd, Llunio ein Llesiant i’r Dyfodol, yw ein cyfle i gydweithio â’r cyhoedd a’n gweithlu i sicrhau bod ein bwrdd iechyd yn fwy cynaliadwy ar gyfer y dyfodol.

Sylwer bod ychwanegiad dros dro ar gyfer Bandiau 1,2 a 3 i adlewyrchu ymgorffori'r ychwanegiad i’r cyflog byw, sef £12 yr awr - £23,465 y flwyddyn. Bydd yr ychwanegiad dros dro hwn yn weithredol hyd nes y bydd y codiad cyflog blynyddol ar gyfer 2024/25 wedi’i gadarnhau

Swydd ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

To provide a full range of administrative and secretarial services to the Team/Department in support of the effective delivery of services.
To support the Manager through the processing and transmitting of patient data using both paper and computerised systems.
To attend, record and produce formal minutes of meetings as required.
Audio/copy-type clinical letters, medical reports, general correspondence and related clerical work.
Set up and co-ordinate meetings/courses for the Team/Department.
Prepare necessary papers and information in readiness for attendance at meetings.
Prepare statistical information and presentations using different software packages e.g. Word, Excel, Power Point, Outlook.
Maintain training records.
Assist with the collation of audit data.
Co-ordinate bookings of meeting rooms internally and externally.
To assist the Team/Department in ensuring that key information is available when required.
To receive, open, prioritise and distribute mail.
Taking telephone enquiries and dealing with them appropriately. Be aware of the need for sensitivity and confidentiality at all time.
Liaising with other departments both internal and external to the Health Board.
Use the Oracle system for ordering stationery supplies and other sundries.
To maintain accurate filing systems.
To record and report sickness as per UHB guidelines.
To retrieve and file patient medical records as and when required.
The post holder will also be required to undertake any other duties consistent with the grade which are deemed appropriate by the Manager and will comply with all UHB policies and procedures.

You will be able to find a full Job description and Person Specification attached within the supporting documents or please click “Apply now” to view in Trac.

Manyleb y person

Qualifications

Meini prawf hanfodol

NVQ 3 or equivalent qualifications/experience
Good standard of general education with a minimum of 4 GCSEs including Maths and English

Meini prawf dymunol

Additional word processing/computer qualifications

Experience

Meini prawf hanfodol

Working in an office environment in a secretarial or administrative position.
Excellent organisational and communication skills
Ability to set up administrative systems
Ability to use computerised databases

Meini prawf dymunol

Experience of working in the NHS

Special knowledge

Meini prawf hanfodol

Ability to work as part of a team in an extremely busy environment

Meini prawf dymunol

Knowledge of Paris computer system
Use of Oracle

RHEOLI EICH CAIS:

Rydym wedi ymrwymo i hyrwyddo cynhwysiant, lle mae gan bob aelod o staff ymdeimlad o berthyn. Rydym yn croesawu ceisiadau gan bawb ac yn cydnabod yr angen i’n gweithlu gynrychioli amrywiaeth y boblogaeth rydym yn ei gwasanaethu. Rydym yn gwerthfawrogi ein gwahaniaethau ac yn hyrwyddo, meithrin a chefnogi amgylchedd gwaith cynhwysol yn llawn lle mae staff yn trin ei gilydd ag urddas a pharch a lle caiff amrywiaeth ei dathlu. Ein nod yw creu amgylchedd gwaith lle gall pob unigolyn gyflawni ei botensial waeth beth fo’i anabledd, rhyw, hunaniaeth o ran rhywedd, hil, cyfeiriadedd rhywiol, oedran, crefydd neu gred, beichiogrwydd a mamolaeth neu briodas a statws partneriaeth sifil. Rydym yn awyddus i chwalu rhwystrau yn y BIP, ac yn annog ceisiadau gan grwpiau a dangynrychiolir.

Rydym yn croesawu ceisiadau yn y Gymraeg. Ni chaiff cais sydd wedi ei gyflwyno yn y Gymraeg ei drin yn llai ffafriol na chais sydd wedi ei gyflwyno yn y Saesneg.

Mae’r BIP yn cadw’r hawl i gau’r swydd wag hon ar ôl 24 awr os bydd nifer uchel o geisiadau addas yn dod i law. O ganlyniad, rydyn ni’n eich annog i wneud cais yn gynnar i sicrhau y cewch chi eich ystyried ar gyfer y swydd hon.

Gwiriwch eich cyfrif e-bost yn rheolaidd. Bydd ymgeiswyr llwyddiannus yn derbyn eu holl ohebiaeth am y broses recriwtio trwy’r cyfrif e-bost gafodd ei nodi ar y ffurflen gais.

Er mwyn gweithio yn y DU, mae’n rhaid i’r holl ymgeiswyr nad ydynt yn wladolion o’r DU neu Weriniaeth Iwerddon gael nawdd er mwyn meddu ar naill ai fisa Iechyd a Gofal neu fisa Gweithiwr Medrus, oni bai fod gennych hawl i weithio drwy ffordd arall. Dylai ymgeiswyr nad ydynt o’r DU / Gweriniaeth Iwerddon sy’n dymuno gwneud cais, hunanasesu’r tebygolrwydd o gael Tystysgrif Nawdd trwy fynd i Gweithio yn y DU. Os ydych chi’n gymwys am fisa Iechyd a Gofal, mae costau gwneud cais yn is ac nid oes angen i chi dalu’r Gordal Iechyd Mewnfudo blynyddol.